گروه کارمندان مرکز اتوماسیون اداری در سازمان عهده دار ثبت اطلاعات نامه های وارده و توزیع آن در سازمان به کاربران ذیربط هستند. عمل بایگانی نامه ها نیز توسط کارمندان دبیرخانه در بخش بایگانی انجام می شود. در مورد نامه های داخلی و صادره نیز مسئولین دفاتر فعالیتهای مربوطه به ثبت اطلاعات و تهیه متن نامه و همچنین بایگانی نامه در پرونده های شخصی را انجام می دهند. موارد استفاده این گروه ها از سیستم اتوماسیون اداری بشرح زیر است : • ایجاد نامه صادره - ایجاد نامه وارده - ایجاد نامه داخلی و • الصاق متن پویش شده به نامه وارده و • ارجاع نامه جهت بررسی ، امضاء تایید یا اطلاع و• ثبت اندیکاتور نامه ها • بایگانی نامه ها در پرونده های شخصی • بایگانی نامه در طبقه بندی مربوطه • توزیع نامه • دريافت نامه هاي داخلي و توزيع آن به واحد هاي مربوطه و ارجاعات مرتبط • اسكن نامه هاي اداري و ارجاع آن از طريق اتوماسيون • تهيه فهرستهاي نامه هاي صادره و ارسال از طريق پست • توزيع مرسولات جنبي ازقبيل روزنامه بروشور و اطلاعيه هاي و پيامها • دريافت مرسولات دانشجویی و اداری و توزيع آن به واحد هاي مربوطه
