گروه کارمندان مرکز اتوماسیون اداری در سازمان عهده دار ثبت اطلاعات نامه های وارده و توزیع آن در سازمان به کاربران ذیربط هستند. عمل بایگانی نامه ها نیز توسط کارمندان دبیرخانه در بخش بایگانی انجام می شود. در مورد نامه های داخلی و صادره نیز مسئولین دفاتر فعالیتهای مربوطه به ثبت اطلاعات و تهیه متن نامه و همچنین بایگانی نامه در پرونده های شخصی را انجام می دهند. موارد استفاده این گروه ها از سیستم اتوماسیون اداری بشرح زیر است :

• ایجاد نامه صادره - ایجاد نامه وارده - ایجاد نامه داخلی و • الصاق متن پویش شده به نامه وارده و • ارجاع نامه جهت بررسی ، امضاء تایید یا اطلاع و• ثبت اندیکاتور نامه ها
• بایگانی نامه ها در پرونده های شخصی
• بایگانی نامه در طبقه بندی مربوطه
• توزیع نامه
• دريافت نامه هاي داخلي و توزيع آن به واحد هاي مربوطه و ارجاعات مرتبط
• اسكن نامه هاي اداري و ارجاع آن از طريق اتوماسيون
• تهيه فهرستهاي نامه هاي صادره و ارسال از طريق پست
• توزيع مرسولات جنبي ازقبيل روزنامه بروشور و اطلاعيه هاي و پيامها
• دريافت مرسولات دانشجویی و اداری  و توزيع آن به واحد هاي مربوطه